R2 Docuo, workflow, almacenamiento en la nube y gestión documental para el estudio de Diseño Gráfico

La herramienta que damos a conocer hoy no es específica para el diseño gráfico como pueden ser otras de las que ya hemos hablado con anterioridad como pueden ser los programas para hacer infografías, en esta ocasión os vamos a hablar de un programa muy útil para cualquier estudio u oficina pero que tiene aplicaciones muy interesantes para todas las empresas que se encuentran más o menos relacionadas con las últimas tecnologías.

Un estudio de diseño gráfico necesita poner los mismos archivos e información a disposición de todos sus empleados para trabajar en equipo , pero además nunca viene nada mal el poder enviar archivos de gran tamaño a los clientes, ya sea para las entregas previas o las definitivas. Pues bien, el software del que os hablamos hoy permite todas esas funciones de envío y almacenamiento de grandes archivos, y además 2 funciones esenciales para mejorar la productividad en la administración de la empresa, un sistema de funcionamiento tipo workflow que permite gestionar procesos con rutas críticas, y un sistema de gestión documental para organizar toda la documentación y archivos que se generan en la oficina.

Programas gestion documental

Pese a ser un sector en el que las ideas y la creatividad son el día a día de la empresa, un estudio de diseño gráfico no se libra de las tediosas tareas de gestión documental.

Para este propósito podemos recurrir a gestorías externas o disponer de una persona dentro de la empresa que se dedique a la administración de todos los documentos que se generan. Cuando la empresa crece, es imposible realizar este trabajo sin las debidas herramientas informáticas.

Hoy en día, gracias a las nuevas tecnologías de cloud computing, los trabajos de gestión documental se llevan mejor gracias a la implantación de herramientas tipo SaaS (software as a service) que facilitan el apoyo técnico de la empresa que instala el programa.

Uno de estos software de gestión documental es R2 Docuo. Esta herramienta ha sido concebida para poder ser aplicada y personalizada a cada negocio, de este modo R2 Docuo puede ser útil y rentable tanto para un pequeño estudio de diseño como para grandes empresas que ya lo están utilizando como pueden ser FNAC o ATISAE. En el siguiente enlace podemos ver el uso que FNAC hace de R2 Docuo).

Un software de gestión de documentos y archivos en la nube como R2 Docuo presenta grandes ventajas respecto a la sistemática de los gestores documentales previos al cloud computing, se resumen en los siguientes conceptos:

  1. Mejora en las comunicaciones entre departamentos de la empresa, tanto si se encuentran en la misma ubicación como a kilómetros de distancia. Esto supone una revolución para la pequeña y mediana empresa que dispone de varias delegaciones en distintas ciudades. La nueva forma de funcionamiento tan solo necesita de una instalación del programa SaaS en los ordenadores que necesiten el gestor documental, a partir de ese momento todas las operaciones de gestión de facturas, clientes y otros trámites que potencian la creación de documentación, se relacionan en la nube de la empresa y cualquier incidencia puede ser solucionada desde el centro de control técnico de la empresa propietaria del software. (En el caso del programa al que estamos haciendo referencia R2 Sistemas)
  2. Si bien existen buenos programas para la gestión de facturas, contabilidad y clientes, no es sencillo encontrar un programa con las funciones escalables de los software tipo BPM (Business process manager). Son programas complejos que permiten detallar procesos de negocio y flujos de trabajo conforme a esquemas específicos para cada empresa. Son por tanto gestores documentales personalizables.

Este es uno de esos programas que simplifican las tareas administrativas de cualquier empresa. El volumen de información que generamos cada día y que necesita ser catalogada y almacenada con cierto rigor crece exponencialmente cada año; afortunadamente podemos contar con nuevos software  que facilitan y simplifican en lo posible este tipo de gestiones para que podamos dedicarnos a lo que realmente interesa en nuestra empresa….a producir.

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